Légal

Politique sur la protection des renseignements personnels

Dernière révision : 25 mai 2018

Outerminds Inc. (la « Société ») respecte la vie privée des individus et ne recueillera, n'utilisera ou ne divulguera vos renseignements personnels identifiables (renseignements personnels) que conformément à sa Politique sur la protection des renseignements personnels (la « Politique »). Nous reconnaissons le droit de chacun à la vie privée et notre obligation de préserver la confidentialité des renseignements personnels. La Société prend des mesures afin de protéger et maintenir la confidentialité des renseignements personnels des personnes avec lesquelles elle exerce ses activités, incluant les utilisateurs de ses produits et services, ainsi que les clients antérieurs et clients prospectifs (collectivement « Utilisateurs » et chacun un « Utilisateur », selon le cas) et la Société est responsable des renseignements personnels qu’elle a en sa possession ou sous sa garde.

La présente Politique explique comment la Société recueille, utilise, communique, conserve et protège les renseignements personnels de ses Utilisateurs dans le cadre de ses activités, notamment dans le cadre de l’utilisation par ses Utilisateurs des produits et services de la Société (les « Produits »).

En fournissant leurs renseignements personnels à la Société, les Utilisateurs acceptent la présente Politique. La Société se réserve le droit de mettre à jour sa Politique à tout moment et ces modifications entreront en vigueur immédiatement, sauf indication contraire. Les Utilisateurs sont priés de vérifier régulièrement si la présente Politique a été modifiée. Les Utilisateurs sont considérés avoir accepté les modifications à la présente Politique s’ils continuent de fournir des renseignements personnels à la Société après une publication des modifications.

Types de renseignements recueillis et collecte des renseignements

Aux fins de la présente Politique, on entend par « renseignements personnels » tous les renseignements qui concernent une personne physique et qui permettent de l’identifier, tels que son nom, sa date de naissance, ses coordonnées, des renseignements sur son identité et des renseignements financiers, pouvant se présenter sous quelque forme que ce soit.

Les types de renseignements personnels qui sont recueillis par la Société dépendent de plusieurs facteurs et du contexte. La Société ne recueille que les renseignements personnels qu’elle considère nécessaires pour la conduite de ses activités et pour la réalisation des fins déterminées.

La Société recueille des renseignements personnels sur les Utilisateurs à partir de diverses sources, mais la plupart des renseignements proviennent directement des Utilisateurs par l’entremise de leur utilisation des Produits.

Consentement

La Société recueille les renseignements personnels des Utilisateurs aux fins décrites ci-dessous.

La Société identifiera les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis au moment ou avant qu'ils ne soient recueillis. Si la Société cherche à utiliser les renseignements personnels qui ont été recueillis à des fins qui n'ont pas été préalablement identifiées, elle vous demandera votre consentement avant de les utiliser, à moins que la loi ne l'exige autrement.

Sous réserve d’exigences légales ou contractuelles, un Utilisateur peut en tout temps retirer son consentement à la collecte, l’utilisation ou la communication de ses renseignements personnels par écrit au Responsable de la protection des renseignements personnels de la Société aux coordonnées ci-dessous, et ce, moyennant un préavis raisonnable. Toutefois, le retrait d’un tel consentement pourrait limiter la capacité de la Société à offrir certains Produits particuliers à l’Utilisateur, empêcher la Société de les lui fournir ou même obliger la Société à cesser de les lui offrir. De plus, même en cas de retrait d’un tel consentement, en vertu de la loi, la Société peut néanmoins avoir le droit ou l’obligation de conserver, utiliser ou communiquer des renseignements personnels sur cet Utilisateur.

Fins de la collecte et de l’utilisation des renseignements personnels

La Société peut recueillir et utiliser des renseignements personnels pour les fins suivantes :
a) Fournir des Produits personnalisés ou des renseignements demandés par les Utilisateurs;
b) Communiquer avec les Utilisateurs dans le cadre des activités de la Société, à des fins d’assurance de la qualité interne ou pour gérer la qualité de l’information fournie;
c) Détecter et prévenir les fraudes;
d) À des fins statistiques et comptables;
e) Informer les Utilisateurs des nouvelles, des mises à jour, des renseignements et des offres spéciales concernant les Produits de la Société;
f) Si la Société a des motifs raisonnables de croire qu’ils peuvent être utiles dans le cadre d’une enquête portant sur une infraction à une loi fédérale, provinciale ou étrangère, ou pour assurer la protection ou la défense d’un intérêt juridique;
g) Tel que requis ou permis par la loi.

Conservation des renseignements personnels

La Société conserve les renseignements personnels qu’elle recueille seulement aussi longtemps que cela s’avère nécessaire pour la conduite de ses activités et pour la réalisation des fins déterminées, tant qu’il est raisonnable de le faire à des fins de service à la clientèle, à des fins juridiques ou à des fins commerciales. La durée de conservation dépend du Produit et de la nature de ces renseignements. À l’expiration de cette période, les renseignements seront détruits, supprimés ou dépersonnalisés.

Communication des renseignements personnels

La Société s’engage à ne pas rendre public, vendre, louer ou partager les renseignements personnels des Utilisateurs à quiconque, sauf dans la mesure permise par la présente Politique.

La Société ne communiquera des renseignements personnels sur les Utilisateurs à des tiers que dans les cas suivants :
a) L’Utilisateur a expressément autorisé la Société à communiquer les renseignements fournis à une fin précise;
b) Les tiers en question agissent pour le compte de la Société à titre de mandataires ou de fournisseurs de Produits, et les renseignements leur sont communiqués uniquement dans le but d’assister la Société dans la fourniture de Produits, étant entendu que ces tiers doivent respecter des conditions contractuelles strictes qui les obligent à maintenir la confidentialité de tous les renseignements et à ne les utiliser qu’aux fins liées à la fourniture des Produits de la Société;
c) Si une personne agit en tant que représentant de l’Utilisateur ou si la Société croit raisonnablement que la personne agit en vertu d’une autorisation appropriée (par exemple tuteur, titulaire de l’autorité parentale, etc.) ou encore s’il s’agit d’une personne qui détient un Produit conjointement avec l’Utilisateur;
d) Conformément aux conditions applicables à un Produit de la Société, pour faciliter la fourniture du Produit, notamment pour satisfaire des exigences légales;
e) Si la Société est tenue de fournir des renseignements personnels en réponse à une ordonnance rendue en bonne et due forme par un tribunal, à une assignation à produire des documents, à une enquête des autorités, ou lorsque cela est exigé autrement par la loi;
f) la Société se réserve également le droit de signaler aux autorités d’application de la loi toute activité que la Société croit, de bonne foi, être illégale;
g) la Société peut communiquer certains renseignements personnels lorsqu’elle estime une telle communication raisonnablement nécessaire afin de protéger les droits, les biens et la sécurité de tiers ainsi que ceux de la Société ou encore pour assurer le respect des obligations des Utilisateurs envers la Société;
h) Si jamais la Société vend son entreprise ou ses actifs, en tout ou en partie, ou encore fusionne, tel que requis par une telle transaction.

Protection et exactitude des renseignements personnels

La Société traite avec sérieux les renseignements personnels des Utilisateurs.

Seul le personnel autorisé de la Société a accès aux renseignements personnels des Utilisateurs. Ces employés sont informés par la Société de leur obligation de préserver la confidentialité de ces renseignements personnels. Les employés de la Société qui ont accès aux renseignements personnels ne peuvent les utiliser que conformément aux principes énoncés dans la présente Politique ainsi qu’à la législation et la réglementation applicables.

La sécurité et la protection des renseignements personnels sont importantes pour la Société. La Société prend des mesures techniques, contractuelles, administratives et physiques raisonnables pour protéger les renseignements personnels des Utilisateurs contre leur utilisation ou leur communication non autorisée ainsi que leur perte ou leur vol, y compris par le cryptage d’échange sécurisé, lorsque requis. Bien qu’il soit impossible de garantir une protection à 100 %, la Société a adopté des méthodes rigoureuses qui répondent à des normes de sécurité strictes pour assurer la protection des renseignements personnels.

La Société limite également l’accès aux renseignements personnels des Utilisateurs aux employés, entrepreneurs et mandataires dont le travail ou les fonctions l’exigent.

Selon la nature des renseignements personnels, ceux-ci peuvent être conservés aux bureaux de la Société, dans divers systèmes informatiques de la Société ou de ses fournisseurs de services ou dans les installations d’entreposage de la Société ou de ses fournisseurs de services.

La Société veillera à ce que les renseignements personnels sur les Utilisateurs soient aussi exacts, complets et à jour que possible pour les fins auxquelles ils sont utilisés. Il est toutefois de la responsabilité de l’Utilisateur de s’assurer de mettre à jour ses renseignements personnels, tels que ses coordonnées, auprès de la Société.

Accès aux renseignements personnels et modifications

Les Utilisateurs peuvent avoir accès à leurs propres renseignements personnels afin de les consulter, les mettre à jour ou les rectifier en communiquant par écrit avec le Responsable de la protection des renseignements personnels de la Société par courriel ou par la poste aux coordonnées ci-dessous.

Toute telle demande doit contenir suffisamment de précisions pour que la Société puisse la traiter. La Société s’engage à donner suite à toute telle demande dans un délai raisonnable et, dans la mesure du possible, dans un délai maximal de trente (30) jours. La Société devra par contre vérifier d’abord l’identité de la personne faisant une telle demande.

La Société peut refuser par écrit un accès aux renseignements personnels d’un Utilisateur ou leur modification pour des motifs sérieux, tels que le coût exorbitant de la fourniture de l’information, le fait que les renseignements personnels contiennent des renseignements sur d’autres personnes, l’existence de raisons d’ordre légal, de sécurité ou d’ordre commercial propriétaire et le fait que les renseignements sont protégés par le secret professionnel ou dans le cours d’une procédure de nature judiciaire.

La Société peut exiger des frais pour la transcription, la reproduction ou la transmission des renseignements personnels d’un Utilisateur et en avisera l’Utilisateur au préalable.

Collecte de renseignements à travers les Produits

Dans le cadre de l’exploitation de ses Produits en ligne, la Société peut recueillir des renseignements additionnels (les « renseignements en ligne ») sur l’utilisation des Produits, et la présente Politique s’applique à ces renseignements en ligne en y apportant les adaptations nécessaires. Les renseignements globaux, comme les statistiques démographiques sur les Utilisateurs, le nombre d’Utilisateurs et le temps moyen d’utilisation des Produits sont également considérés comme des renseignements en ligne.

La Société recueille ou obtient des renseignements en ligne dans le cadre de l’exploitation des Produits. Par exemple, lorsqu’un Utilisateur choisit d’utiliser un Produit, celui-ci peut automatiquement recueillir des renseignements en ligne qui sont fournis par le biais d’outils analytiques ou de marqueurs numériques. Ces outils analytiques ne recueillent qu’un ensemble limité de données, notamment l’heure et la date auxquelles un Produit a été utilisé. Un Produit peut également comporter des outils analytiques placés par des annonceurs partenaires ou des fournisseurs de services afin d’aider la Société à évaluer l’efficacité des Produits.

En plus de ce qui est déjà prévu dans la présente Politique à l’égard des renseignements personnels, la Société utilise les renseignements en ligne pour faire un suivi de l’utilisation des Produits et en améliorer l’exploitation, personnaliser l’expérience des Utilisateurs notamment en proposant des annonces et des offres personnalisées, effectuer des analyses statistiques sur l’ensemble des caractéristiques et des comportements des Utilisateurs, mesurer les variables démographiques et l’intérêt des Utilisateurs relativement à des services précis, décrire ses services à des tiers et à des partenaires commerciaux potentiels, et déterminer comment et où l’affectation des ressources de la Société peut être le plus efficace. Aucun renseignement personnel n’est divulgué dans le cadre de telles activités.

Ces renseignements en ligne sont nécessaires pour que la Société puisse recueillir l’information requise pour comptabiliser le nombre d’Utilisateurs, les fonctionnalités ou aspects des Produits les plus utilisés, la technologie utilisée par les Utilisateurs des Produits, les sites de référencement et la localisation des Utilisateurs.

Les Produits peuvent également utiliser des services de re-ciblage permettant d’identifier les Utilisateurs qui ont utilisé les Produits et de les rejoindre avec de la publicité en ligne une fois qu’ils ont cessé l’utilisation des Produits, aux fins de diffuser des publicités liées à une utilisation antérieure des Produits, sans pour autant divulguer des renseignements personnels.

Transfert transfrontalier

La Société traite et entrepose les renseignements personnels à l'aide de ses serveurs situés au Canada.

Si vous êtes situés à l’extérieur du Canada, vos renseignements personnels et les autres renseignements que la Société recueille peuvent être transférés au Canada, aux fins décrites ci-dessus. En acceptant la présente Politique, en utilisant les Produits de la Société ou en fournissant vos renseignements personnels à la Société, vous acceptez le transfert de ces renseignements au Canada.

Hyperliens vers des sites tiers et médias sociaux de tiers

Les Produits peuvent contenir des hyperliens vers des sites web de tiers (les « sites tiers ») qui peuvent faire quitter le site web actuellement visionné par l’Utilisateur. La Société fournit ces hyperliens par commodité. Les sites tiers ne sont pas sous le contrôle de la Société, qui n’a donc aucun contrôle sur les pratiques en matière de vie privée et de confidentialité des sites tiers. Par conséquent, tout renseignement personnel qui est transmis par l’intermédiaire des sites tiers est assujetti à la politique de confidentialité de ces sites tiers. Il est de la responsabilité des Utilisateurs d’en prendre connaissance afin d’assurer la protection des renseignements qui les concernent.

La Société utilise des médias sociaux (par exemple, Facebook et Twitter) en plus d’exploiter les Produits. Les comptes de médias sociaux sont publics et ne sont pas hébergés par la Société. Les Utilisateurs qui décident d’interagir avec la Société par l’entremise de ces médias sociaux devraient donc lire les conditions de service et les politiques de confidentialité de ces tiers fournisseurs de services et des applications utilisées pour y avoir accès.

Les renseignements personnels qui sont fournis à la Société, par l’entremise des comptes de médias sociaux, sont recueillis afin de saisir des conversations (par exemple des questions et réponses, commentaires, « j’aime », gazouillis partagés) entre un Utilisateur et la Société. Ils peuvent être utilisés pour répondre à des demandes, effectuer des évaluations statistiques ainsi qu’à des fins d’établissement de rapports et pour toutes les autres fins indiquées dans la présente Politique.

Questions, commentaires, suggestions ou plaintes

Pour toute question, commentaire ou suggestion sur la présente Politique ou sur les pratiques en matière de protection des renseignements personnels de la Société qui ne sont pas traitées dans la présente Politique, vous pouvez communiquer par écrit avec le Responsable de la protection des renseignements personnels de la Société par courriel ou par la poste aux coordonnées ci-dessous. Vous pouvez porter plainte au Responsable de la protection des renseignements personnels de la Société si vous estimez que la Société ne se conforme pas à ses obligations en matière de protection des renseignements confidentiels. La Société fera enquête sur une telle plainte et si elle est justifiée, elle prendra les mesures appropriées pour corriger la situation. Si vous n’êtes pas satisfait de cette étude interne de votre plainte, vous pouvez vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec.

Espace économique européen (EEE)

Si vous êtes situés dans un pays de l'Union européenne (« UE ») et que vous utilisez nos Produits offerts aux résidents de l'UE, ou si nous recueillons, suivons, utilisons ou traitons d'une autre manière vos renseignements personnels recueillis auprès de vous ou par votre utilisation de nos Produits, ou si nous transférons ces renseignements personnels, nous le ferons conformément à la présente Politique, aux conditions d'utilisation [Note : Insérer le lien.] applicable et en conformité avec les exigences du Règlement général sur la protection des données (UE 2016/679) (« RGPD »).

Transferts de renseignements personnels

La Société est un « responsable du traitement des données » et est responsable de vos renseignements personnels, lesquels sont traités et entreposés par la Société au Canada. La Commission européenne a déterminé que le Canada assure un niveau adéquat de protection des renseignements personnels des particuliers. La Société peut utiliser les mesures de protection suivantes lors du transfert de vos renseignements personnels vers un pays, autre que le Canada, qui ne fait pas partie de l'EEE : (a) Ne transférer vos renseignements personnels qu'aux pays qui ont été jugés par la Commission européenne comme offrant un niveau de protection adéquat pour les renseignements personnels; (b) Lorsque nous faisons appel à certains fournisseurs de services, nous pouvons utiliser des contrats spécifiques qui assurent la même protection des renseignements personnels que dans l’UE.

Option d’adhésion

Si vous êtes un résident de l'UE, nous ne pouvons recueillir vos données qu'à l'aide de cookies et d'autres dispositifs similaires, puis suivre et utiliser vos renseignements personnels là où vous y avez consenti. Nous ne recueillerons pas automatiquement vos renseignements personnels de la façon décrite ci-dessus, à moins que vous n'ayez consenti à ce que nous le fassions. Si vous consentez à ce que nous utilisions des cookies et autres dispositifs similaires, vous pouvez les désactiver ultérieurement.

Vos droits

Dans certaines circonstances, il est possible que vous ayez des droits en vertu des lois sur la protection de la vie privée à l'égard de vos renseignements personnels, y compris le droit de :
• Demander l'accès à vos renseignements personnels.
• Demander la correction de vos renseignements personnels.
• Demander d’effacer vos renseignements personnels.
• S’opposer au traitement de vos renseignements personnels.
• Demander une restriction du traitement de vos renseignements personnels.
• Demander le transfert de vos renseignements personnels.
• Révoquer votre consentement.

Si vous souhaitez exercer l'un de ces droits, veuillez communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées ci-dessous.

Comment communiquer avec le Responsable de la protection des renseignements personnels

La Société est responsable des renseignements personnels sous son contrôle et a désigné un Responsable de la protection des renseignements personnels qui est responsable de la présente Politique et du respect des lois canadiennes et autres lois applicables en matière de protection de la vie privée et de protection des données. Si vous avez des questions au sujet de vos renseignements personnels ou des pratiques de la Société en matière de protection de la vie privée, veuillez communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées ci-dessous.

Les Utilisateurs peuvent communiquer avec nous pour nous demander de supprimer leurs renseignements personnels de nos systèmes ou pour demander l'accès ou la correction de leurs renseignements personnels. Nous nous efforcerons de répondre à ces demandes dans la mesure du possible. Si toutes ces renseignements sont supprimés de nos systèmes, votre compte peut être désactivé. Dans tous les cas, nous pouvons conserver une copie en archive de vos dossiers, conformément à la loi ou à des fins commerciales légitimes.

Le Responsable de la protection des renseignements personnels peut être contacté par courriel à privacy@outerminds.com ou à l'adresse suivante :

Outerminds Inc.
À l’attention du Responsable de la protection des renseignements personnels
1400-666 rue Sherbrooke Ouest
Montréal (Québec)
H3A 1E7
Canada